Mahnwesen

Wann eine Rechnung dran ist

Gemahnt wird eine abgeschlossene, versendete, unbezahlte Rechnung mit Fälligkeitsdatum. Die Fälligkeit ist das Rechnungsdatum plus das Zahlungsziel des Kunden — oder das deiner Firma.

Eine Rechnung, die nie versendet wurde, ist nicht überfällig — der Kunde hat sie nie bekommen. Hast du sie auf anderem Weg übergeben, klicke an der Rechnung auf Als versendet vermerken.

Nie gemahnt werden Entwürfe, stornierte Rechnungen, Gutschriften und bezahlte Rechnungen.

Die drei Stufen

• Die Stufen kommen der Reihe nach, keine wird übersprungen. Nach jeder ruht die Rechnung für die gesetzte Frist.
• Unter Einstellungen → Mail & Mahnwesen → Mahnwesen & Tagesbericht stellst du je Stufe die Tage nach Fälligkeit, die neue Frist und eine Gebühr ein oder schaltest sie ab. Ab Werk kostet keine Stufe etwas; Zinsen rechnet Invobookz nicht.

Wie viel Invobookz selbst tut

• Nur ein Hinweis an mich (ab Werk): An deine Kunden geht nichts. Du bekommst eine Mail, welche Rechnungen dran wären.
• Halbautomatisch: Invobookz bereitet den Text vor; du klickst unter Mahnwesen je Rechnung auf Senden.
• Automatisch: Invobookz verschickt die fällige Stufe selbst, stündlich geprüft.

Unter Mahnwesen siehst du, was heute fällig ist — und darunter, was offen, aber heute nicht dran ist, mit dem Grund (Frist läuft noch, nie versendet …).

Jede Stufe lässt sich auch von Hand verschicken: an der Rechnung über Per E-Mail senden, Anlass Zahlungserinnerung oder Mahnung. Ohne E-Mail-Adresse beim Kunden geht keine Mahnung hinaus.

Texte und Gebühren

• Einstellungen → Mail & Mahnwesen → Texte: die Mailtexte je Anlass, in Sie-, Du- und englischer Fassung, mit Platzhaltern wie Betrag, Fälligkeit und neuer Frist. Auf den mitgelieferten Text zurücksetzen holt das Original zurück.
• Eine Gebühr steht an der Mahnung, nicht an der Rechnung. Sie lässt sich mit Begründung zurücknehmen.

Der Tagesbericht

Einmal am Tag — nur wenn etwas ansteht — bekommen die Inhaber eine Mail: Entwürfe, abgeschlossene, aber nicht versendete Rechnungen und was im Mahnwesen dran ist. Die Uhrzeit stellst du ein, ebenso eine zusätzliche Adresse (Zusätzlich an diese Adresse). Probemail senden zeigt, wie er aussieht. Er kommt in der Sprache, die du unter Einstellungen → Persönlich → Darstellung gewählt hast.

Eine Mahnung für einen einzelnen Kunden anhalten lässt sich nicht. Für eine Pause schaltest du auf Nur ein Hinweis an mich um.