Angebote

Ein Angebot anlegen

1. 1Öffne Angebote und klicke auf Neues Angebot. Wähle den Kunden und die Sprache.
2. 2Trage die Positionen ein wie bei einer Rechnung. Unter Gültig bis setzt du eine Frist — leer heißt: ohne Frist.
3. 3Klicke auf Angebot abschließen. Erst jetzt bekommt das Angebot seine Nummer und lässt sich nicht mehr ändern.

Der Knopf Neues Angebot ist gesperrt, solange die Firmendaten nicht bestätigt sind, noch kein Kunde angelegt ist oder kein Abonnement läuft.

Brauchst du keine Angebote, blendest du sie unter Einstellungen → Firma → Unternehmen, Karte Menü, mit Angebote im Menü aus. Das gilt für das ganze Team.

Verschicken

Am abgeschlossenen Angebot klickst du auf Per E-Mail senden, Anlass Angebot. Die Mail enthält das PDF, den Link zum Annehmen und — falls gesetzt — die Frist.

Hast du es auf anderem Weg übergeben, klicke auf Als versendet vermerken.

Online annehmen lassen

Jedes abgeschlossene Angebot hat einen eigenen Link und einen sechsstelligen Code. Beides steht am Angebot in der Karte Online annehmen.

Den Code schickt Invobookz nicht mit. In der Mail steht nur der Link; den Code gibst du dem Kunden auf einem anderen Weg — am Telefon, per Nachricht. So kann niemand annehmen, der nur die Mail gesehen hat.

• Der Kunde sieht Absender, Nummer, Betrag und Datum, gibt den Code und seinen Namen ein und klickt auf Angebot verbindlich annehmen.
• Danach bekommen alle Inhaber eine Mail. Am Angebot steht im Verlauf Angenommen — mit Zeitpunkt und Namen.
• Nach Ablauf von Gültig bis lässt sich das Angebot nicht mehr online annehmen. Der letzte Tag zählt noch mit.
• Nach zehn falschen Codes innerhalb einer Stunde wird der Link gesperrt. Neuen Link gibt einen neuen Link und Code aus; die alten gelten danach nicht mehr.

In eine Rechnung umwandeln

Am abgeschlossenen Angebot klickst du auf In Rechnung umwandeln. Das geht mit und ohne Annahme — ein angenommenes Angebot wird nicht von selbst zur Rechnung.

• Übernommen werden Kunde, Positionen, Leistungsdatum, Währung, Sprache, Rabatt, Zahlungsart sowie Kopf- und Fußtext.
• Die Rechnung beginnt als Entwurf, mit dem heutigen Datum und dem üblichen Zahlungsziel. Du prüfst sie und schließt sie ab.
• Ein Angebot wird nur einmal zur Rechnung. Am Angebot steht danach Wurde zu Rechnung mit dem Link.
• Ist die Gültigkeit abgelaufen und wurde nicht online angenommen, fragt das Programm vorher nach — hat der Kunde trotzdem zugesagt, bestätigst du und die Rechnung entsteht wie sonst.

Zurückziehen und der Stand in der Liste

Gilt ein Angebot nicht mehr, klickst du am Angebot auf Angebot zurückziehen. Die Nummer bleibt vergeben, der Annahmelink sagt dem Kunden ab sofort, dass es zurückgezogen wurde, und eine Rechnung entsteht daraus nicht mehr. Ist schon eine Rechnung daraus geworden, stornierst du die Rechnung.

In der Liste der Angebote steht je Angebot, was daraus wurde: offen, angenommen, abgelaufen, zurückgezogen oder Rechnung erstellt.