Umzug per CSV

Was hereinkommt

Drei Tabellen: Kunden, Rechnungen (auch Gutschriften) und Positionen. Eingangsbelege, Lieferanten, Artikel und Angebote gehen auf diesem Weg nicht. Kommst du aus Lexware Office oder sevDesk, nimm besser den eigenen Umzug dafür — der holt mehr.

Die Dateien vorbereiten

1. 1Öffne Einstellungen → Import → CSV-Dateien und klicke auf Vorlagen herunterladen. Jede Vorlage hat die Spaltenköpfe und eine Beispielzeile; darunter erklärt die Seite jede Spalte und markiert die Pflichtspalten.
2. 2Fülle die Vorlagen aus deinem bisherigen Programm. Die Spaltennamen müssen stimmen — Groß- und Kleinschreibung ist egal, deutsche und englische Namen gehen. Unbekannte Spalten werden als Hinweis gemeldet und weggelassen.
3. 3Jeder Kunde bekommt eine eigene kennung; Rechnungen verweisen über die Spalte kunde darauf, Positionen über rechnung auf die Kennung der Rechnung.
4. 4Jede Leistungsart in den Positionen muss es unter Einstellungen → Belege → Leistungen schon geben, genau so geschrieben.

Speicherst du aus Excel, wähle CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt). Ein Komma als Trennzeichen oder ein anderer Zeichensatz wird nicht erkannt bzw. verstümmelt Umlaute.

Probelauf, dann übernehmen

1. 1Ziehe die Dateien in die Karte Deine Dateien — einzeln oder zusammen. Rechnungen brauchen die Kundendatei im selben Durchgang.
2. 2Klicke auf Probelauf. Invobookz liest alles, ordnet zu und zählt — und schreibt nichts. Du siehst, was hereinkäme und was schon da ist.
3. 3Darunter stehen die Befunde: was blockiert, was eine Frage ist, was nur ein Hinweis. Korrigiere die Datei und probe noch einmal.
4. 4Erst wenn nichts mehr blockiert, wird Wirklich übernehmen frei. Ändert sich eine Datei nach dem Probelauf, wird das abgewiesen — erst neu proben.

• Blockiert, zum Beispiel: Rechnung ohne Nummer, unbekannte Kundenkennung, Netto plus Steuer ergibt nicht Brutto, Positionen ergeben nicht die Rechnung, ein Datum in anderer Form.
• Steht dieselbe Rechnungs- oder Kundennummer zweimal in der Datei, blockiert das ebenfalls.
• Blockiert irgendetwas, wird gar nichts geschrieben.

Nichts wird überschrieben

• Kunden erkennt Invobookz an der Kundennummer, sonst am Namen; Rechnungen an der Nummer.
• Was schon da ist, bleibt unverändert. Ein zweiter Lauf mit denselben Dateien bringt nichts Neues — er meldet „waren schon da“.
• Jeder übernommene Eintrag trägt den Vermerk, dass und wann er übernommen wurde.
• Übernommene Rechnungen sind Aufzeichnung: sichtbar am Kunden und in den Listen, aber ohne Wirkung auf VAT- und VIES-Meldung, Auswertungen, Tarifzählung, Dashboard und Mahnwesen — sie sind schon gemeldet.

Danach schlägt Deine Nummern laufen weiter vor, den Nummernkreis nach deiner letzten übernommenen Rechnung fortzusetzen — Nummernkreis übernehmen. Er kann nur steigen.